Malli v1.1 — 7.7.2026. Työnantaja vastaa sisällön riittävyydestä omassa käytössään.

Työntekijöiden informointi ajoneuvoseurannasta — mallitiedote

Traily-palvelu · mallipohja työnantajille (rekisterinpitäjille)

Tämä asiakirja on kaksiosainen:

• Osa I — Ohjeet työnantajalle. Tämä osa on tarkoitettu vain työnantajan käyttöön, EIKÄ sitä jaeta työntekijöille.
• Osa II — Työntekijöille jaettava tiedote. Työnantaja täydentää [TYÖNANTAJA TÄYTTÄÄ: ...] -kohdat, poistaa tarpeettomat kohdat ja jakaa valmiin tiedotteen työntekijöilleen ennen seurannan aloittamista.

OSA I — OHJEET TYÖNANTAJALLE (ei osa jaettavaa tiedotetta)

Traily Oy pitää tämän mallitiedotteen organisaatioasiakkaidensa saatavilla yleisten sopimusehtojensa 7.5 kohdan ja tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) kohdan 11.3 mukaisesti työntekijöiden informoinnin tueksi. Malli on pohja, jonka työnantaja mukauttaa omaan käyttöönsä. Vastuu informoinnin toteuttamisesta ja tiedotteen sisällön riittävyydestä on työnantajalla rekisterinpitäjänä (yleiset sopimusehdot 7.5). Malli ei ole oikeudellinen neuvo eikä korvaa työnantajan omaa arviota.

Ennen tiedotteen jakamista varmista vähintään seuraavat:

1. Pelkkä tiedote ei riitä. Ajoneuvojen GPS-seuranta on teknisin menetelmin toteutettua työntekijöiden valvontaa, joka on käsiteltävä henkilöstön kanssa ennen käyttöönottoa: yhteistoimintalain (1333/2021) mukainen vuoropuhelu ja käsittely teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tarkoituksesta, käyttöönotosta ja menetelmistä — tai, jos yhteistoimintalaki ei työnantajaan sovellu, yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 21 §:n mukainen kuulemismenettely. Dokumentoi käsittely ja sen ajankohta.

2. Vaikutustenarviointi (DPIA). Työntekijöiden järjestelmällinen sijaintiseuranta edellyttää tyypillisesti GDPR 35 artiklan mukaisen tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin tekemistä ennen käsittelyn aloittamista (ks. myös DPA kohta 8.2). DPIA:n tekeminen on työnantajan vastuulla; Traily avustaa toimittamalla Palvelua koskevat, kohtuudella saatavilla olevat tiedot.

3. Salainen seuranta on kielletty. Tiedote on annettava työntekijöille ennen seurannan aloittamista — seurantaa ei saa aloittaa eikä laajentaa ennen kuin informointi ja edellä kohdassa 1 tarkoitettu käsittely on tehty. Kerro seurannasta myös kaikille muille seurattua ajoneuvoa kuljettaville (esim. sijaiset, vuokratyöntekijät ja muut satunnaiset kuljettajat) ennen kuin he käyttävät ajoneuvoa.

4. Jaa tiedote todisteellisesti (esim. sähköpostitse, intranetissä kuittauksin tai perehdytyksen yhteydessä) ja säilytä tieto siitä, milloin ja kenelle tiedote on annettu. Anna tiedote myös uusille työntekijöille ennen kuin he alkavat käyttää seurattavia ajoneuvoja.

5. Oikeusperuste ja tasapainotesti. Jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun (tyypillinen peruste), tee ja dokumentoi etujen tasapainotesti ennen käyttöönottoa. Työntekijän suostumus ei työsuhteessa pääsääntöisesti kelpaa seurannan oikeusperusteeksi työsuhteen epätasapainon vuoksi.

6. Täydennä ja karsi. Täytä kaikki [TYÖNANTAJA TÄYTTÄÄ: ...] -kohdat, poista ne tarkoitukset ja tietoryhmät, jotka eivät koske omaa käyttöänne, ja poista tämä Osa I sekä LUONNOS-merkinnät ennen jakamista. Älä luvaa tiedotteessa toiminnallisuuksia, joita Palvelussa ei ole (esim. seurannan kytkemistä pois yksityisajojen ajaksi), ellet ole varmistanut niiden olemassaoloa.

7. Pidä tiedote ajan tasalla. Jos seurannan tarkoitukset, laajuus, säilytysajat tai muut olennaiset seikat muuttuvat, päivitä tiedote ja informoi työntekijöitä uudelleen ennen muutoksen käyttöönottoa; käsittele olennainen muutos tarvittaessa myös yhteistoiminnassa.

Trailyn alikäsittelijöiden ajantasainen luettelo ja kolmasmaasiirtojen siirtoperusteet ovat tietojenkäsittelysopimuksen liitteessä 3; yleistajuinen kuvaus on Trailyn tietosuojaselosteessa (traily.fi).

OSA II — TYÖNTEKIJÖILLE JAETTAVA TIEDOTE

Työnantaja: kopioi tästä alkava osa, täydennä ja jaa. Poista tämä kursivoitu rivi.

Tiedote: ajoneuvojen seuranta ja henkilötietojesi käsittely

[TYÖNANTAJA TÄYTTÄÄ: työnantajan nimi] ottaa käyttöön / käyttää (valitse) ajoneuvoissaan Traily-ajoneuvoseurantapalvelua. Tässä tiedotteessa kerromme, mitä tietoja sinusta kerätään, mihin niitä käytetään, kauanko niitä säilytetään ja mitkä ovat oikeutesi. Seuranta ei ole salaista: tämä tiedote annetaan sinulle ennen seurannan aloittamista, ja seurannasta kerrotaan kaikille seurattavia ajoneuvoja kuljettaville.

1. Kuka vastaa tietojesi käsittelystä (rekisterinpitäjä)

Tietojesi käsittelystä vastaa rekisterinpitäjänä työnantajasi:

• Rekisterinpitäjä: [TYÖNANTAJA TÄYTTÄÄ: työnantajan nimi ja Y-tunnus]
• Osoite: [TYÖNANTAJA TÄYTTÄÄ: osoite]
• Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: [TYÖNANTAJA TÄYTTÄÄ: nimi/tehtävä, sähköposti ja/tai puhelin]

2. Kuka käsittelee tietoja työnantajan lukuun

Seurantapalvelun tuottaa Traily Oy (Y-tunnus 3632921-1). Traily käsittelee tietoja työnantajasi lukuun ja ohjeiden mukaan henkilötietojen käsittelijänä. Traily käyttää palvelun tuottamisessa alihankkijoita, muun muassa konesali- ja tietokantapalvelua Suomessa, kartta- ja osoitehakupalvelua, kuittien tekoälypohjaista skannauspalvelua, sähköpostien lähetyspalvelua sekä teknistä virheseurantaa. Ajantasainen luettelo alihankkijoista ja lisätietoa niiden roolista on Trailyn tietosuojaselosteessa osoitteessa traily.fi sekä työnantajasi ja Trailyn välisen tietojenkäsittelysopimuksen liitteessä 3 (saat sen pyynnöstä työnantajaltasi).

3. Miksi tietoja käsitellään

Käsittelemme ajoneuvojen seurannassa kertyviä tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

[TYÖNANTAJA TÄYTTÄÄ: valitse ja täsmennä omat tarkoituksenne, poista muut]

• ajopäiväkirjan pitäminen ja ajojen todentaminen (mm. verotusta ja työsuhdeajoneuvojen käytön osoittamista varten);
• työajan ja työvuorojen seuranta sekä työn kohdentaminen ja laskutus;
• kaluston hallinta: ajoneuvojen sijainti, käyttöaste, polttoaineen kulutus, huoltotarpeet ja vikatilanteet;
• kulu-, tankkaus- ja huoltokirjausten käsittely;
• [TYÖNANTAJA TÄYTTÄÄ: muu tarkoitus — kuvaa täsmällisesti].

Tietoja ei käytetä muihin kuin tässä kerrottuihin tarkoituksiin.

4. Millä perusteella tietoja käsitellään

Käsittely perustuu [TYÖNANTAJA TÄYTTÄÄ: oikeusperuste — tyypillisesti työnantajan oikeutettu etu: edellä kohdassa 3 kuvatut tarpeet hallita ajoneuvokalustoa, todentaa ajot ja työaika sekä täyttää verotukseen ja laskutukseen liittyvät tarpeet. Jos osa käsittelystä perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (esim. työaikakirjanpito), mainitse se erikseen].

Olemme arvioineet ennen seurannan käyttöönottoa, että käsittely on tarpeen ja ettei se rajoita kohtuuttomasti yksityisyyttäsi (ns. tasapainotesti). Saat arviosta lisätietoja kohdan 1 yhteyshenkilöltä. Käsittely ei perustu suostumukseesi, eikä sinulta pyydetä suostumusta seurantaan; sinulla on kuitenkin jäljempänä kohdassa 10 kuvatut oikeudet, mukaan lukien oikeus vastustaa käsittelyä henkilökohtaisin perustein.

5. Mitä tietoja käsitellään

Seurannassa käsitellään seuraavia tietoryhmiä:

• Käyttäjä- ja kuljettajatiedot: nimesi, sähköpostiosoitteesi, käyttäjäroolisi palvelussa sekä tieto siitä, mihin ajoneuvoon olet kytkettynä kuljettajana.
• Sijainti- ja ajotiedot: ajoneuvon GPS-sijainti, ajetut matkat (ajopäiväkirja), reittipisteet ja osoitteet sekä työvuorojen alkamis- ja päättymissijainti.
• Ajoneuvo- ja telematiikkatiedot: ajoneuvon rekisteritunnus ja muut yksilöintitiedot, paikannuslaitteen tunniste, mittarilukema, nopeus, polttoainetiedot, akkujännite, lämpötilatiedot, vikakoodit sekä ajotila (laitteen päättelemä moottorin käynnissäolo) ja liiketieto.
• Työaika- ja kulutiedot sekä kuvat: työvuorot ja tauot, kulu- ja matkalaskut sekä niihin liittämäsi kulukuitti-, tankkauskuitti- ja huoltodokumenttikuvat. Kuvat voivat sisältää myös muiden henkilöiden (esim. myyjän) nimiä.
• Ilmoitusten tilaustiedot: jos otat selainilmoitukset käyttöön, ilmoitusten toimittamiseen tarvittavat tekniset tilaustiedot.

Mistä tiedot ovat peräisin: tiedot kertyvät ajoneuvoon asennetulta paikannuslaitteelta automaattisesti, sinun itsesi palveluun kirjaamista tiedoista (esim. kuitit ja työvuorokirjaukset) sekä työnantajaltasi (esim. nimesi ja sähköpostiosoitteesi käyttäjätilin luomista varten).

6. Milloin seuranta on käytössä

Seuranta on ajoneuvokohtaista: ajoneuvoon asennettu paikannuslaite tallentaa sijainti- ja telematiikkatietoja aina, kun ajoneuvoa käytetään, ja ajoneuvon sijainti (esim. pysäköintipaikka) voi näkyä palvelussa myös ajojen välillä. Kaikki seurattavalla ajoneuvolla ajetut matkat tallentuvat kuljettajasta riippumatta.

[TYÖNANTAJA TÄYTTÄÄ: kuvaa täsmällisesti oma käytäntönne, esimerkiksi: mitkä ajoneuvot on varustettu paikannuslaitteella; onko ajoneuvojen yksityiskäyttö sallittu vai kielletty; jos yksityiskäyttö on sallittu, kerro selvästi, että myös yksityiskäytön aikaiset ajot tallentuvat palveluun, ja miten ne käsitellään (esim. merkitään ajopäiväkirjaan yksityisajoiksi); ketkä työnantajan edustajat näkevät seurantatiedot ja mihin tehtäviin tämä pääsy liittyy.]

Jos työtehtäväsi edellyttävät seurattavan ajoneuvon käyttöä, tietojen kerääminen on ajoneuvoa käytettäessä tekninen tosiasia, eikä sitä voi yksittäisen ajon osalta kytkeä pois. Kysymyksissä ja erityistilanteissa käänny kohdan 1 yhteyshenkilön puoleen.

7. Kuinka kauan tietoja säilytetään

• GPS- ja anturitapahtumien raakadata (yksityiskohtaiset sijainti- ja mittauspisteet): 90 vuorokauden rullaava säilytys — tätä vanhemmat raakatiedot poistuvat palvelusta automaattisesti.
• Ajopäiväkirjamerkinnät (matkojen yhteenvedot), työaika- ja kulutiedot sekä kuvat: [TYÖNANTAJA TÄYTTÄÄ: oma säilytysaikanne, esim. “palvelun käytön ajan; verotusta ja kirjanpitoa varten tarvittava aineisto säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti, tyypillisesti kuusi (6) vuotta verovuoden päättymisestä”].
• Käyttäjätilisi tiedot: [TYÖNANTAJA TÄYTTÄÄ: esim. “työsuhteen tai käyttöoikeuden voimassaolon ajan, minkä jälkeen tili poistetaan käytöstä”].

Kun tietoja ei enää tarvita edellä kerrottuihin tarkoituksiin, ne poistetaan tai anonymisoidaan.

8. Kuka tietoja vastaanottaa — siirretäänkö tietoja EU:n ulkopuolelle

Tietojasi käsittelevät työnantajasi lisäksi Traily ja sen alihankkijat vain siinä laajuudessa kuin palvelun tuottaminen edellyttää. Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille vain lakiin perustuen.

Palvelun ydintiedot säilytetään Suomessa, ja pääosa muustakin käsittelystä tapahtuu EU-alueella: kuittien ja huoltodokumenttien kuvat skannataan tekoälypalvelussa EU-alueella (Amazon Bedrock), osoitehaut käsitellään EU-palvelimilla (Stadia Maps, EU-endpoint) ja palvelun sähköpostit lähetetään EU-alueelta (Amazon SES, Frankfurt). Eräisiin palveluntarjoajiin liittyy kuitenkin mahdollisia siirtoja Yhdysvaltoihin (esim. yhdysvaltalaisen emoyhtiön pääsy tietoihin tai tukitilanteet); nämä on suojattu EU:n tietosuojalainsäädännön edellyttämin suojatoimin (mm. EU:n vakiosopimuslausekkeet ja EU–US Data Privacy Framework -sertifioinnit vastaanottajakohtaisesti). Tarkemmat tiedot siirroista ja suojatoimista ovat Trailyn tietosuojaselosteessa (traily.fi), ja saat niitä myös työnantajaltasi.

9. Ei automaattista päätöksentekoa

Sinuun ei kohdisteta palvelussa sellaista pelkästään automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Tekoälyä käytetään vain apuvälineenä kuittien tietojen poimintaan, ja kirjaukset perustuvat ihmisen tarkistukseen ja vahvistukseen.

10. Oikeutesi

Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet:

• oikeus saada pääsy sinua koskeviin tietoihin (tarkastusoikeus);
• oikeus oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot;
• oikeus pyytää tietojen poistamista, kun tietoja ei enää tarvita kerrottuihin tarkoituksiin (huomaa, että lakisääteiset säilytysvelvoitteet voivat rajoittaa poistamista);
• oikeus rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa;
• oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella — tällöin käsittely lopetetaan, ellei sen jatkamiselle ole lainsäädännössä tarkoitettua huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä; sekä
• oikeus saada itse toimittamasi tiedot siirrettävässä muodossa siltä osin kuin laki sitä edellyttää.

Käytä oikeuksiasi ottamalla yhteyttä ensisijaisesti työnantajaasi (kohdan 1 yhteyshenkilö) — työnantajasi vastaa rekisterinpitäjänä pyyntöihin, ja Traily avustaa käsittelijänä niiden toteuttamisessa. Jos otat yhteyttä suoraan Trailyyn, Traily ohjaa pyyntösi työnantajallesi.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi. Suosittelemme, että otat ensin yhteyttä kohdan 1 yhteyshenkilöön asian selvittämiseksi.

12. Kysyttävää?

Seurannan tarkoituksia, laajuutta ja tietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä käänny kohdan 1 yhteyshenkilön puoleen. Trailyn omasta käsittelystä (esim. käyttäjätilien tekninen ylläpito ja tietoturvalokit, joissa Traily on rekisterinpitäjä) kerrotaan Trailyn tietosuojaselosteessa osoitteessa traily.fi.

Tiedotteen versio ja päivämäärä: [TYÖNANTAJA TÄYTTÄÄ: versio ja päivämäärä]. Tämä tiedote on annettu työntekijöille ennen seurannan aloittamista, ja se päivitetään, jos käsittely olennaisesti muuttuu.